Risk Based Thinking: Pendekatan Mendorong Organisasi Mengidentifikasi Mengatasi Resiko*
Oleh: Syaifulloh*
Penulis adalah Konsultan BBPMP Jateng
Suasana rapat antar Kapokja berlangsung seru dan penuh argumen berbobot untuk membedah dan membagi 40 objetive agar bisa terbagi sama rata dan sama rasa, sebagai capaian UPT dalam pendampingan agar lebih efktif dan efisien serta berhasil sesuai dengan target. Kepala UPT menjelaskan secara jelas dan komprehensif tujuan dari 40 0bjective yang akan dilaksanakan, harapan kepada Kapokja untuk mengkomunikasikan ekspektasi kepada anggotanya mengenai tingkat partisipasi, keterlibatan, dan kedisiplinan Waliwilayah dalam mengawal target ini di Kabupaen/Kota.
Secara tidak langsung apa yang dilakukan oleh UPT BBPMP Jateng itu adalah bagian utama dalam “Risk Based Thinking” adalah sesuatu yang kita semua lakukan secara otomatis (sering tidak kita sadari) untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Konsep risk selalu tersirat di dalam ISO 9001. Pada versi ini (2015) lebih jelas dan membangun di dalam seluruh sistem manajemen. Menjamin risiko diperhitungkan dari awal dan keseluruhan proses. Menjadikan tindakan pencegahan sebagai bagian dari rencana strategis sehingga kegagalan atau resiko sudah diketahui sejak awal, bukan di akhir program atau kegiatan setelah berjalan. Hal itu akan memberikan dampak kepada waktu, tenaga dan biaya yang teah dikeluarkan tetapi tidak berdampak positif pada organisasi.
Ada beberapa klausul yag digunaan sebagai dasar dalam pelaksanaan Risk Based Thinking; diantaranya adalah Klausul 4 organisasi menetapkan proses dan interaksinya dan menyebutkan risiko dan peluang yang ada, Klausul 5 top manajemen harus mendorong pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko, Klausul 6 Organisasi harus merencanakan tindakan untuk menangani risiko & peluang, Klausul 7 organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan, Klausul 8 organisasi harus mengelola operasional proses. Klausul 9 Organisasi harus menganalisis dan mengevaluasi efektifitas tindakan untuk mengatasi risiko & peluang, Klausul 10 Organisasi harus Mengoreksi, mencegah atau mengurangi efek yang tidak diinginkan dan melakukan update risiko dan peluang.
Implementasi “Risk Based Thinking” di UPT BBPMP Jateng.
BBPMP Jaateng dalam implementasi “Risk Based Thinking” menggunaan beberapa cara, salah satunya adalah membagi progam yang ada sesuai 40 objective ke dalam 4 Pokja yang masing-masing memiliki tugas dan fungsinya. Masing-masing Pokja melakukan kegiatan beberapa kali rapat untuk merancang program dan anggaran yang tersedia. Masing-masing Kapokja membagi lagi objectiv yang menjadi tanggungjawabnya kepada anggotanya yang memiliki kompetensi cukup dalam mengawal program dimaksud.
Beberapa kegiatan yang di ikuti penulis ketika rapat dan pleno dengan penanggungjawab Kapokja, proses yang dilakukan adalah sebagai berikut:
- Identifikasi Risiko: Pertama-tama, yan dilakukan oleh masing-masing Pokja adalah dengan melakukan identifikasi risiko yang mungkin timbul dalam operasional kegiatan mencapai objective itu. Contohnya dapat meliputi risiko data yan beum tersedia, risiko ketidakpatuhan terhadap regulasi pemerintah; misalnya terait capaian 80-100% guru penggerak yang diangkat sebagai kepala sekolah, risiko kegagalan jadwal peserta yang bisa bertabrakan waktunya antar pokja dalam mengundang peserta, atau risiko anggaran yang dibutuhkan tidak sesuai dengan yang tersedia.
- Analisis dan Evaluasi Risiko: Setelah mengidentifikasi risiko, Pokja didampingi konsultan melakukan analisis dan evaluasi risiko untuk menilai tingkat kemungkinan terjadinya dan dampaknya. Misalnya, risiko 80 – 100% guru penggerak diangkat jadi kepala sekolah mungkin memiliki tingkat kemungkinan yang tinggi dan dampak yang signifikan terhadap kepercayaan publik. Sementara risiko ketidaktercapainya terhadap regulasi pemerintah pada Permendikbudristek Nomer 40 Tahun 2021 mungkin memiliki tingkat kemungkinan yang rendah tetapi dampak yang serius terhadap reputasi UPT.
- Perlakuan Risiko: Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi risiko, Pokja melakukan perlakuan risiko yang sesuai. Misalnya, untuk risiko risiko 80 – 100% guru penggerak diangkat jadi kepala sekolah , langkah-langkah perlakuan risiko dapat meliputi melakukan audiensi dengan kepala daerah, pelatihan waliwilayah mengenai advokasi konsultatif-asimetris, social style, dan kerjasama dengan Dirjen GTK untuk workshop Permendikbudristek Nomor 40 Tahun 2021 dengan pmerintah daerah. Untuk risiko ketidaktrcapainya terhadap regulasi pemerintah, tindakan pencegahan dapat mencakup pelaksanaan aundinesi dengan eksekutif dan legislatif di daerah secara berkala, pelatihan waliwilayah mengenai advokasi konsultatif-asimetris, social style, Risk Based Thinking dan Risk Management dll.
- Monitoring dan Tinjauan Risiko: Pada setiap kegiatan yang dilakukan oleh BBPMP sudah ada sistem mutu menanggulangi resiko dengan membuat buku panduan yang berisi secara rinci mulai persiapan, pelaksanaan dan evalausi kegiatan. Mislnya; di dalam buku panduan sudah nampak jelas siapa yang menyiapkan buku panduan, Siapa yang memverifikasi dan siapa yang memvalidasi, untuk yang memvalidasi sudah pasti dialkukan oleh Kapokja. Kegiata ini merupakan salahsatu cara dalam melakukan monitoring terhadap risiko yang telah diidentifikasi dan perlakuan risiko yang telah dilakukan. Hal ini dapat dilakukan melalui pemantauan kinerja, pelaporan insiden, dan evaluasi secara berkala. Tinjauan risiko berkala juga penting untuk memastikan bahwa risiko yang baru muncul atau berubah dapat ditangani dengan tepat.
Ketika UPT memanfaatkan hasil monitoring dan tinjauan risiko untuk melakukan perbaikan berkelanjutan dalam merancang program itu akan memberikan dampak signifikan secara berkelanjutan. Melalui pembelajaran dari risiko yang diidentifikasi, program yang dirancang oleh UPT dapat ditingkatkan secara terus-menerus untuk mencapai hasil yang lebih baik karena sesuai sistem sudah dipersiapkan dengan baik dan benar seperti yang ada dalam buku panduan program dan kegiatan di UPT yang berisi: latar belakang, dasar program dan kegiatan, tujuan, sasaran, hasil yang diharapkan, judul kegiatan, peserta-waktu-dan tempat, struktur program, metode,alur kegiatan, dana, tat tertib peserta, narasumbr dan pemateri, materi pelatihan, metode evaluasi, dan tata tertib pelatihan. Hal ini memastikan bahwa semua peserta memiliki pemahaman yang sama tentang informasi yang relevan dan penting tersebut.
Nilai Positif Implementasi Risk Based Thinking .
Dalam implementasi Risk Based Thinking di UPT BBPMP Jateng memiiki nilai positif dimana program yang dijalankan minim kesalahan dalam pelaksanaannya karena adanya sistem yang teruji dan dilaksanakan sejak awal penyusunannya sehingga keterrcapaian progrm semakin bagus di BBPMP Jateng yang telah memperoleh predikat WBK dan WBBM, sehingga Manfaat implementasi Risk Based Thinking bisa dirasaan dengan peningkatan kinerja organisasi.
Implementasi Risk Based Thinking (pemikiran berbasis risiko) di BBPMP Jateng bisa dilihat dari kinerja positif dinilai oleh pihak luar sehingga memiliki manfaat penting dalam pengembangan organisasi sebagai organisasi pembelajar yang setiap saat harus mengikuti perubahan zaman sebagai kunci utama dalam mengawal penjaminan mutu pendidikan di wilayahnya sehingga bisa terus meningkatkan mutu secara berkelanjutan.
Nilai positif dari penerapan Risk Based Thinking membantu organisasi mengidentifikasi risiko yang signifikan yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan dan kinerja organisasi. Dengan memahami dan mengidentifikasi risiko yang relevan, organisasi dapat fokus pada aspek yang paling kritis dan mengelola risiko dengan cara yang efektif.
Dengan menggunakan Risk Based Thinking, organisasi dapat membuat keputusan yang lebih terinformasi dan cerdas. Pemikiran berbasis risiko memungkinkan manajemen untuk mempertimbangkan risiko dan peluang yang terkait dengan setiap keputusan yang diambil. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mengurangi kemungkinan konsekuensi yang merugikan.
Risk Based Thinking Tingkatkan Efisiensi Kinerja
Risk Based Thinking membantu dalam menyelaraskan strategi organisasi dengan risiko yang ada. Dengan mempertimbangkan risiko-risiko yang terkait dengan tujuan strategis, organisasi dapat mengadopsi pendekatan yang proaktif dalam mengelola risiko dan mengubah strategi mereka jika diperlukan. Ini membantu organisasi untuk tetap relevan, responsif terhadap perubahan, dan mencapai keberhasilan jangka panjang.
Dengan mempertimbangkan risiko dalam semua aspek operasional, organisasi dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi. Risk Based Thinking mendorong organisasi untuk mengidentifikasi dan mengatasi risiko-risiko yang mungkin menghambat pencapaian tujuan, sehingga membantu dalam mengoptimalkan kinerja dan penggunaan sumber daya yang ada.
Dengan menerapkan Risk Based Thinking, organisasi mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang risiko-risiko yang ada di lingkungan bisnisnya. Ini membantu organisasi mengantisipasi perubahan pasar, regulasi, dan tren industri, serta menyiapkan langkah-langkah yang tepat untuk mengatasi risiko yang terkait.
Risk Based Thinking membantu organisasi dalam mempersiapkan diri dan menghadapi situasi krisis atau perubahan yang tidak terduga. Dengan mengidentifikasi risiko secara proaktif dan mengembangkan rencana mitigasi yang sesuai, organisasi dapat merespons krisis dengan lebih baik, mengurangi dampak negatif, dan memulihkan operasional dengan lebih cepat.
Menerapkan Risk Based Thinking, organisasi dapat menunjukkan komitmen mereka dalam mengelola risiko dengan baik. Hal ini meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan seperti pelanggan, mitra bisnis, dan regulator terhadap organisasi, yang pada gilirannya dapat membawa manfaat bagi organisasi.
Terpenting dalam menyikapi dan melaksanakan Risk Based Thinking tetap tergantung kepada SDM yang ada di dalam UPT terhadap perubahan. Bila seperti yang dilakukan oleh BBPMP Jateng pada hari Senin melakukan apel pagi dan memberikan materi sesuai kebutuhan Waliwilayah maka keterbukaan terhadap perubahan semakin mudah dilaksanakan.
*Isi Materi utama ini telah disampaikan penulis di acara di Fakultas Tarbiyah dan Keguruan UIN Alauddin Makassar pada TOT Konsultan ISO 9001:2015. Kegiatan tersebut berlangsung di Gedung pertemuan Fakultas Tarbiyah selama enam hari terhitung mulai tanggal 16 sampai 21 Juli 2018.
