Presentasi Efektif Bukan Membacakan Kalimat Setiap Slide*
Oleh: Syaifulloh
Penulis Adalah Konsultan BBPMP Jawa Tengah
Setiap bulan, Waliwilayah melakukan pertemuan dengan pihak terkait di Kabupaten/Kota untuk menyampaikan informasi terbaru terkait berbagai program yang dilaksanakan di daerah dan satuan pendidikan. Seyogyanya setiap pertemuan harus dirancang seefektif mungkin agar pertemuan dengan para pejabat pengambil keputusan bisa menghasilkan rekomendasi sesuai jabatannya. Para pejabat bukan mahasiswa yang harus diberi materi seperti materi kuliah dengan membacakan materi dan disambung dengan berbagai keterangan tambahan yang justru akan menyita waktu para pejabat.
Setiap presenter saat menyampaikan materi di dalam powerpoint tentunya harus bisa membedakan MATERI dan BAHAN TAYANG dalam melakukan presentasi, karena materi dan bahan tayang adalah dua hal yang berbeda dalam presentasi. Materi adalah isi atau konten dari presentasi, yaitu informasi yang ingin disampaikan kepada audiens. Materi harus terstruktur dengan baik dan relevan dengan topik yang dibahas, sehingga audiens dapat memahami dan mengingatnya dengan mudah. Sementara itu, bahan tayang adalah media atau alat bantu yang digunakan untuk memvisualisasikan materi dalam presentasi. Contohnya adalah slide presentasi, video, grafik, atau gambar. Bahan tayang dapat membantu presenter untuk menjelaskan materi dengan lebih jelas dan menarik perhatian audiens dan mendukung apa yang disampaikan presenter, bukan peserta malah bingung dan diacuhkan karena saking banyaknya bahan tayangan.
Kedua hal ini sangat penting dalam sebuah presentasi yang efektif. Materi yang baik akan membantu audiens memahami dan mengingat isi presentasi, sementara bahan tayang yang menarik dan informatif dapat membantu presenter dalam menjelaskan materi dengan lebih efektif. Namun, penting untuk tidak terlalu bergantung pada bahan tayang sehingga materi yang disampaikan terabaikan.
Mengutip dari Garr Reynolds, Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery, mengatakan: Menyiapkan materi presentasi dengan baik adalah kunci utama dalam membuat presentasi yang efektif. Materi presentasi harus disusun dengan runtut dan memuat informasi yang relevan dan menarik untuk audiens. Menilik pesen dari ahli dalam menyampaikan presentasi, bahwa materi harus menjadi pegangan bagi para presenter agar materi bisa disampaikan dengan simpel kepada peserta, terutama jika yang hadir adalah pejabat. Target akhir dari pertemuan adalah adanya rekomendasi untuk dilaksanakan pengambil kebijakan itu dan mendapatkan dukungan di daerah.
Pahami Pesan Inti Materi Presentasi
Bahan tayang yang jumlahnya puluhan harus dirangkum menjadi materi presentasi yang menarik bisa 6-8 Slide, agar para pejabat yang hadir dan memiliki wewenang mengambil keputusan memiliki pandangan dan dukungan apa yang harus dilakukan dalam mendukung program sehingga memahami pesan inti dari presentasi itu, karenanya perlu fokus pada ide utama yang ingin disampaikan oleh pembicara. Presenter harus menangkap ide-ide utama dan bagaimana mereka berkaitan satu sama lain sehingga tujuan pertemuan menghasilkan rekomendasi dan dukungan positif dari pejabat di daerah.
Untuk menyampaikan presentasi dengan cara yang efektif dan memastikan bahwa pesan inti materi presentasi diterima oleh audiens dengan baik, perlu dibuat struktur presentasi yang jelas dan teratur – sebelum mulai menyampaikan presentasi, pastikan untuk membuat struktur presentasi yang jelas dan teratur. Pastikan bahwa presentasi memiliki pengantar yang jelas, beberapa poin penting yang disampaikan secara sistematis, dan kesimpulan yang merangkum ide-ide utama dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami – Jangan menggunakan bahasa teknis atau jargon yang sulit dipahami oleh audiens. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan frasa atau kata yang ambigu.
Garr Reynolds – Ahli presentasi dan desain, yang terkenal dengan bukunya “Presentation Zen” yang mengajarkan teknik presentasi sederhana dan efektif dengan penggunaan visual yang tepat. Jadi ketika presenter menggunakan visual yang menarik dan relevan dengan topik presentasi. Visual yang menarik dapat membantu audiens untuk memahami dan mengingat pesan inti dari presentasi dan menggunakan contoh atau analogi – Penggunaan contoh atau analogi dapat membantu audiens untuk memahami konsep yang sulit dipahami dan relevan dengan topik presentasi untuk memastikan bahwa pesan inti materi presentasi diterima dengan baik.
Bagikan Bahan Tayang
Bahan tayang sangat penting diberikan kepada peserta sebelum acara dimulai atau bisa diberikan beberapa hari sebelum dibahas karena banyak materi yang harus dibaca oleh audiens sehingga ketika pertemuan berlangsung tinggal melaksanakan diskusi terpumpun dan terbimbing sesuai dengan kebutuhan para pejabat yang hadir. Membagikan bahan tayang presentasi akan memudahkan peserta untuk mengikuti presentasi. Para peserta dapat lebih mudah mengikuti presentasi dan memahami materi yang disampaikan oleh pembicara. Meningkatkan efektivitas presentasi dapat membantu pembicara untuk menyampaikan materi dengan lebih efektif dan terstruktur, sehingga peserta dapat lebih mudah memahami dan mengingat informasi yang disampaikan.
Sesungguhnya bahan tayang untuk dibagikan kepada peserta memberikan referensi yang berguna bagi peserta untuk mengulang kembali materi presentasi di kemudian hari atau sebagai acuan ketika melakukan tugas atau pekerjaan yang terkait dengan materi presentasi dan disamping itu dengan adanya bahan tayang presentasi, peserta dapat memberikan feedback yang lebih terperinci dan spesifik tentang presentasi kepada pembicara.
Membagikan bahan tayang presentasi dapat menunjukkan transparansi dan profesionalisme dalam penyampaian materi, serta memberikan kesan bahwa presentasi disusun dengan matang dan terorganisir dengan baik karena para peserta akan merasa yakin mengikuti acara jika presenter tidak hanya membaca bahan tayang seperti pembaca berita.
Presenter dan pembaca berita memiliki peran yang berbeda dalam menyampaikan informasi kepada audiens. Presenter bertujuan untuk memberikan informasi kepada audiens, sedangkan pembaca berita bertujuan untuk menyampaikan berita dengan objektif dan jelas tanpa adanya interpretasi atau opini. Sehingga ketika menyampaikan materi presentasi harus tetap fokus pada materi dan pesan utama, walaupun itu materi yang dibuat oleh orang lain.
Waliwilayah adalah ujung tombak keberhasilan program yang harus didampingi kepada daerah agar mendapat dukungan baik regulasi maupun program kegiatan yang tercantum dalam APBD. Agar mendapat dukungan yang baik ketika melakukan pertemuan dengan para pejabat di daerah harus menggunakan powerpoint yang bisa menampilkan materi dan pesan khusus terfokus pada inti persoalan sehingga para peserta mudah memahami dan memudahkan para pejabat dalam mengambil kebijakan dan keputusan untuk mendukung program yang disampaikan. Presentasi yang berbelit-belit bisa membuat kepala pening dan pusing sehingga para peserta bingung dalam memberikan dukungan program yang dimaksud.
*Diolah dari berbagai sumber
