Masa pandemi Covid-19 merubah banyak hal dalam hidup kita, dari yang konvensional tatap muka dan hadir di kelas atau kantor berubah menjadi jarak jauh atau bekerja dari rumah. Tentu ada beberapa hal penyesuaian untuk mengakomodir belajar/bekerja secara remote, salah satunya adalah presensi kehadiran. Perlu sebuah metode yang reliable untuk memastikan bahwa siswa atau pegawai tersebut berada di tempat mereka seharusnya, jangan sampai terjadi siswa atau pegawai harus belajar atau bekerja di rumah tapi malah pergi main keluar kota. Untuk itu presensi kehadiran harus memastikan yang mengisi harus pegawai itu sendiri dan dipastikan berada pada lokasi yang sesuai. Jadi dalam presensi harus ada foto diri dan lokasi yang diambil langsung dari perangkat gawai. Kemudian hasilnya harus mudah dalam merekapnya.
Banyak aplikasi berbayar yang bisa digunakan untuk melakukan itu semua, tetapi jarang yang gratis, aman dan sekaligus  dilengkapi fitur lainnya, salah satu aplikasi yang bisa kita gunakan dengan gratis sekaligus powerful dengan banyak fitur lainnya adalah Microsoft Kaizala.

Dari halaman support center microsoft di jelaskan Microsoft Kaizala adalah aplikasi manajemen pesan yang aman yang memungkinkan Anda berkolaborasi dengan orang lain di dalam dan di luar organisasi Anda. Kirim dan terima pesan instan, koordinasikan tugas, kirimkan faktur, menggunakan alat khusus untuk berinteraksi dengan tim Anda dimanapun Anda berada. Kaizala untuk individu, organisasi, dan komunitas. Saat ini tersedia secara komersial secara komersial kecuali di beberapa negara, dan tersedia di seluruh dunia sebagai aplikasi gratis di semua toko Android dan IOS.

Pada dasarnya Microsoft Kaizala pada dasarnya sebuah aplikasi pesan instan yang bisa menggantikan aplikasi pesan yang sudah mapan seperti whatsapp atau telegram dengan tambahan berbagai fasilitas, banyak fitur yang di disediakan bisa dimaksimalkan untuk pembelajaran, tetapi untuk kali ini kita fokus pada salah satu fungsi untuk presensi.

Langkah yang harus dilakukan sebuah lembaga pendidikan atau lembaga pemerintah adalah, mewajibkan seluruh komponen di sana untuk menginstal dan mengaktifkan

kaizala. Buat sebuah grup khusus lembaga tersebut. Kemudian untuk meminta anggota grup mengisi absen denang langkah sebagai berikut.

• klik tombol Action (bentuk seperti tombol lampiran di whatsapp/email)

• Pilih menu Minta Kehadiran, jika belum ada tambahkan dengan mengklik tombol tambah.

• Dari banyak pilihan action pilih pada action yang ingin kita tambahkan, dalam hal ini kita ingin menambahkan action Minta Kehadiran

• Setelah kita pilih, kembali ke tombol action dan action Minta kehadiran bisa kita klik

• Setelah klik tombol minta kehadiran, lanjutkan dengan mengisi settingan yang ada, yaitu mengisi sampai tanggal berapa dan jam berapa presensi aktif. setelah itu klik tombol kirim permintaan

• Setelah kilk tombol Kirim Permintaan, otomatis akan tampil di group dan bisa di klik oleh semua anggota grup.

Tugas admin untuk membuat presensi sudah selesai, selanjutnya semua peserta diminta mengisi, admin bisa memonitor berapa yang sudah mengisi, siapa yang sudah dan siapa yang belum, jika waktu pengisian sudah habis, hasil presensi bisa di download oleh admin. Klik pada postingan Minta Kehadiran untuk melihat menu yang ada.

Jika admin ingin mengisi presensi klik pada tombol Tandai Kehadiran, jika ingin melihat siapa yang sudah mengisi dan berapa yang belum mengisi klik pada Semua Tanggapan. Jika ingin melihat rekap dari siapa saja yang sudah mengisi presensi klik pada Bagikan Laporan Kehadiran

Tampilan dari Semua Tanggapan

Selanjutnya jika ingin mendownload hasil presensi oleh semua anggota grup klik Bagikan Laporan kehadiran. Klik pada tombol kemudian ingin di bagikan lewat apa

pilih mau di pastekan kemana link untuk mengunduh laporan kehadiran. Bisa ke Whatsapp atau lainnya yang terinstall di gawai kita. Hasilnya seperti dibawah ini

Gunakan URL di bawah ini untuk mengunduh hasil Action “Attendance Card”. URL pengunduhan akan kadaluarsa pada 15 Feb 08.47.

https://osizpseacolumba003.blob.core.windows.net/aggregatecsvs/96FB58282ED7DC1FF6AE45BD4CD7792D0FDBAA4D1C63B7C086AA01A8AB1A94C7.zip?sv=2015-12-11&sr=b&sig=oPYoqjCmaPp2Cy87hfYevrwcYkObThTNkJH5VuTJXaQ%3D&st=2021-02-12T00%3A47%3A29Z&se=2021-02-15T01%3A47%3A29Z&sp=r&rscd=attachment%3Bfilename%3D

hasil download berupa file csv yang bisa di buka dengan aplikasi sheet semacam google sheet atau microsoft excel.

Demikian pemanfaatan Microsoft Kaizala, sebuah aplikasi pesan dengan berbagai filtur yang bermanfaat. Sudah sewajarnya jika kita memanfaatkan aplikasi gratis dan aman ini untuk kegiatan sehari hari kita, untuk mempermudah jalankan kerja datau belajar dari rumah. Penggunaannya yang mudah seperti aplikasi pesan pada umumnya tentu tidak menimbulkan kesulitan ketika suatu lembaga mewajibkan penggunaan Microsoft Kaizala dalam sehari hari. Di lain artikel kita akan bahas fasilitas lainnya dari microsoft kaizala. Jika ada pertanyaan silahkan di tanyakan melalui kolom komentar. Terima kasih.(Abi)