Oleh: Drs. Sri Wasono Widodo,M.Pd. – Widyaiswara LPMP Jawa Tengah

Seorang murid dalam kondisi sakit. Orangtuanya segera chat lewat whatsapp ke wali kelas anaknya. Di tempat lain, seorang guru mengecek kehadiran siswanya. Karena ada siswa yang tidak masuk, beliau segera membuka aplikasi perpesanan yang sangat populer di jagad maya ini. Ternyata ada pesan masuk dari orang tua murid tersebut bahwa anak didiknya sedang sakit, surat ijin pun segera dibuat dan sesegera mungkin diantar ke sekolah. Bagaimana jika proses ini diubah, orang tua murid mengisi formulir hanya berisi dua data yaitu nama anak dan alasan mengapa tidak masuk sekolah, lalu mengirim data dan seketika dapat balasan otomatis lewat surat elektronik bahwa surat ijin telah diterima, sudah masuk di “arsip surat ijin” dan dilampirkan dalam email tersebut.

Dengan perkembangan teknologi sistem ini dapat dibuat sendiri oleh sekolah. Hal ini sudah sewajarnya, mengingat tugas manajerial seorang kepala sekolah antara lain adalah mengelola sistem informasi sekolah sebagaimana dijelaskan dalam Lampiran Permendiknas Nomor 13 Tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah/Madrasah Butir untuk Kompetensi Manajerial. Butir 2.14 mengamanatkan seorang kepala sekolah untuk mengelola sistem informasi sekolah/madrasah dalam mendukung penyusunan program dan pengambilan keputusan dan 2.15 memanfaatkan kemajuan teknologi informasi bagi peningkatan pembelajaran dan manajemen sekolah/madrasah. Dua butir kompetensi ini jika dikombinasikan menghasilkan apa yang disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Transformasi teknologi berlangsung dengan sangat cepat. Perkembangan platform bisnis yang berbasis teknologi berkembang setiap detiknya. Hal ini tidak terlepas dari pengembangan smartphone, komputer netbook, dan, yang paling signifikan adalah penggunaan aplikasi sosial media oleh para manajer untuk mencapai tujuan bisnisnya. Sebagian besar perubahan ini hanya terjadi dalam beberapa tahun terakhir. Inovasi ini memacu kreativitas para wirausahawan untuk menciptakan produk dan jasa baru, menemukan cara baru dalam berbisnis setiap harinya. Dalam proses ini, banyak pebisnis besar yang tumbang. Seperti industri televisi, surat kabar, mal, transportasi dan sejenisnya. Perubahan besar dan cepat ini harus diantisipasi oleh sekolah.

SIM merupakan sistem informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan, koordinasi, kontrol, analisis, dan visualisasi seluruh informasi dari suatu organisasi. Di dalam sistem bisnis, tujuan akhir dari penggunaan SIM adalah memberikan nilai tambah dan keuntungan organisasi. SIM diperlukan para manajer untuk memperoleh informasi akurat secara cepat sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat pula.

Banyak orang gagal dalam membedakan Learning Management System (LMS) dengan SIM. Dua sistem ini dibedakan dengan jelas dalam tulisan Hazem M El Bakry dan Nikos Emastorakis dalam artikelnya berjudul E-learning and Management Information System for E-universities (www.researchgates.net). LMS lebih menekankan pada proses akademik, sedangkan SIM lebih mengarah ke aspek manajerial. Proses penilaian hasil belajar siswa bisa dilakukan melalui LMS, tapi bagaimana mengelola informasi tentang hasil nilai itu adalah ranah dari SIM. Bagaimana mengunggah materi, bagaimana cara siswa memperoleh materi itu, lalu mengerjakan tugas berdasar materi itu, lalu tugas dinilai guru, semuanya dilakukan secara elektronik dan jarak jauh dengan otomatis merupakan bidang garapan LMS. Namun bagaimana mengelola informasi tentang kesiswaan, perpustakaan, surat keluar dan surat masuk adalah bagian dari SIM.

The History of Management Information Systems yang ditulis oleh David Weedmark (https://bizfluent.com/about-5444925-history-management-information-systems.html) menjelaskan ada lima tahapan perkembangan SIM. Era kini adalah fase ke lima perkembangan SIM yaitu era Cloud Computing sebagai tahap lanjutan dari Enterprise Computing. Sedangkan tipe SIM oleh David dibagi dalam lima kategori yaitu Transaction Processing System (TPS), Management Support Systems (MSS), Decision Support Systems (DSS), Executive Information Systems (EIS), Expert Systems. Masing-masing tipe secara berurutan menggambarkan dari yang paling sederhana ke yang paling komplek. Pada MSS misal, sudah mempertimbangkan analisis data dari kompetitor dan pada Expert System melibatkan konsultan berupa artificial intelligent. SIM yang dimaksud pada tulisan ini adalah kategori MSS.

Kenneth C Laudon dan Jane Laudon dalam buku digitalnya berjudul Management Information System, Managing The Digital Firm memaparkan beberapa komponen yang ada dalam suatu SIM. Suatu sistem informasi agar berfungsi dengan optimal harus secara komprehensif menyediakan informasi internal organisasi dan informasi eksternal lingkungan organisasi tersebut. Tiga aktivitas dasarnya adalah menyediakan informasi input, proses, dan output yang dibutuhkan organisasi tersebut. Feedback merupakan komponen output yang kembali pada organisasi sebagai bahan evaluasi untuk memperbaiki input. Faktor lingkungan, seperti pelanggan, pemasok, kompetitor, stakeholder dan pembuat regulasi berinteraksi dengan organisasi dan sistem informasinya (Laudon, hal 17).

Gambar: struktur komponen dari suatu sistem informasi manajemen

Untuk mengantisipasi perkembangan itu, Penulis pada tahun 2019 merintis pengembangan SIM berbasis cloud computing untuk beberapa sekolah, baik di jenjang SD, SMP maupun SMA. Sistem yang dikembangkan sangat sederhana, dan dapat dimodifikasi sendiri oleh sekolah. Komponen yang terlibat dalam interaktivitas informasi layanan SIM meliputi pengawas sekolah, kepala sekolah, guru, siswa, dan wali siswa. Beberapa menu dari layanan SIM antara lain akses bahan supervisi untuk pengawas sekolah dan kepala sekolah, surat tugas otomatis untuk guru dan karyawan, surat ijin otomatis untuk orang tua, surat ijin otomatis untuk guru dan karyawan, infografis kegiatan sekolah dan masih banyak lagi. Semuanya dapat diakses melalui smartphone.

Bagaimana cara mengembangkannya? Jika berminat ikuti Kelas Pengembangan SIM di Google Classroom (yang ini termasuk LMS) dengan nama kelas “Short Course Pembuatan SIM Berbasis Cloud” dengan kode 3f4nmkl. Bagi calon peserta yang berminat daftarkan diri Anda langsung ke kelas atau lewat comment di bawah.