Oleh : Putut – Staff LPMP Jawa Tengah
 

Masih tidak kemana-mana? Masih pasang hashtag #DiRumahAja? He he he….Yap saat ini kita masih dalam rangka mencegah penularan virus Covid-19, yang kabarnya saat artikel ini di buat  adalah 4.839 orang Positif COVID-19, 426 orang dinyatakan Sembuh dan 459 orang Meninggal Dunia (https://covid19.kemkes.go.id/category/situasi-infeksi-emerging/info-corona-virus/#.XpaMQf0zbIU)

Situasi ini menjadi pusat perhatian dunia dikarenakan kemampuannya untuk merubah kebiasaan-kebiasaan secara masif dan cepat, salah satunya adalah di bidang pendidikan. Pemerintah telah mengeluarkan salah satu kebijakan di dunia pendidikan yaitu pembelajaran di sekolah dipindah ke rumah. Otomatis metode pembelajaran yang digunakan pasti berbeda. Terutama pada media yang digunakan yang mungkin sebagian besar tidak menggunakan teknologi informasi, harus berpindah menggunakan teknologi informasi.

Berbagai produsen teknologi informasi memunculkan produk-produk penunjang kegiatan pembelajaran online atau kelas digital. Penulis akan mencoba mengenalkan produk dua produsen IT besar yaitu Microsoft dan Google.

Saat ini sekolah sudah memulai menggunakan alat kolaborasi awan (cloud collaboration tools), perusahaan teknologi Microsoft dan Google telah memberikan penawaran menarik pada Office 365 nya dan Google Apps untuk dunia pendidikan. Tawaran solusi tersebut  sangat ramah pendidikan, dibekali dengan fitur yang kaya, dan terutama adalah GRATIS  untuk sekolah-sekolah serta dengan beberapa fitur tambahan pilihan berbayar.

Yang akan menjadi pertanyaan berikutnya adalah mana yang lebih cocok sih? Microsoft Office 365 atau Google Apps? Mungkin beberapa hal berikut ini dapat membantu kita untuk memutuskan:

1. Microsoft Office 365 menyediakan layanan akses ke Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint dll.) secara online ataupun melalui versi desktop pada tiap program, dimana setiap staf dan murid dapat membuat, berbagi, dan menyimpan dokumen Microsoft Office melalui browser atau menggunakan program desktop dan bertukar di antara keduanya sesuai keinginan. Versi cloud dari program ini bersifat gratis untuk sekolah sementara versi desktop dikenakan biaya tetapi dengan harga yang lebih murah untuk pendidikan.
2. Google Apps for Education aplikasi awan ini menawarkan serangkaian aplikasi gratis secara daring yang user friendly tetapi sedikit lebih enteng dalam memfasilitasi kolaborasi daring yang cepat antara siswa dan guru. Sehingga memungkinkan bagi guru untuk membuat kelas daring, menambah siswa, berbagi konten, dan menilai melalui Google Classroom. Aplikasi yang setara pada Office 365 adalah Catatan Kelas.

Kedua aplikasi ini juga menyediakan alat bagi sekolah untuk membuat situs web, mengunggah serta berbagi video. Untuk keamanan dan penyimpanan data saya tuliskan seperti berikut :

1. Office 365 memberikan ruang penyimpanan sebesar 50GB untuk setiap akun email dan 1TB untuk dokumen dan file. Ruang penyimpanan ini dapat saling berhubungan dan memfasilitasi metode berbagi dan mengedit dokumen secara bersama-sama serta memungkinkan anggota kelompok untuk mengidentifikasi perubahan apa yang telah dibuat dan oleh siapa.
2. Google menawarkan media kolaborasi serupa melalui Google Drivenya. Administrator TI diberikan kontrol yang besar atas akses pengguna dan akun Gmail sekolah atau institusi. Penyimpanan data saat ini tidak terbatas hanya untuk Gmail, Google Drive dan foto Google ketika diakses melalui akun institusi.

Untuk institusi yang menginginkan akses ke aplikasi online dan offline mungkin Office 365 adalah sebuah aplikasi awan yang dapat dipilih. Microsoft Word, Excel, dan Power point memiliki versi desktop yang sudah biasa kita gunakan, kemudian memungkinkan kita untuk bekerja bahkan tanpa harus ada internet. Office 365 juga memiliki keunggulan mengasah keterampilan dalam menggunakan Excel dan Word yang dapat ditransfer ke dunia kerja.

Di sisi lain, saat ini banyak dari kita menggunakan produk Google (contoh : Gmail)  sehingga kita lebih mudah mengkoneksikan.
Office 365 dan Google Apps juga memiliki portal untuk aplikasi tambahan atau ekstensi pihak ketiga dan aplikasi tambahan untuk pendidikan (masing-masing ada di Office Store dan Google Marketplace). Di mana Google sudah memulai duluan dalam menghasilkan beberapa aplikasi, sehingga koleksi aplikasinya lebih banyak.

Dalam memilih di antara keduanya, sekolah harus memutuskan solusi mana yang memenuhi kebutuhan unik mereka. Sebagai contoh:

Apa yang lebih penting di institusi atau sekolah kita – kolaborasi yang efisien antar staf atau siswa atau menggunakan aplikasi bekerja yang sudah kenal lama? Kemudian seberapa penting aksesibilitas offline bagi institusi atau sekolah?

Nah mungkin hanya kita sendiri yang bisa menjawabnya, semoga tulisan ini dapat sedikit membantu dalam memilih aplikasi kolaborasi awan (cloud collaboration application) yang akan kita gunakan pada instansi atau sekolah kita.