Semarang. LPMP Jateng, Rapat koordinasi 44 Ketua Tim Kerja Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Provinsi Jawa Tengah (LPMP Jateng) pada hari Selasa, tanggal 16 Maret 2021. Kegiatan yang dilaksanakan secara luring ini bertempat di Ruang Rapat B.24 Gedung Bung Karno, LPMP Jateng, Jl. Kyai Mojo, Srondol Kulon, Semarang. Acara dipimpin oleh Kepala Bagian Tata Usaha LPMP Jateng, Nugraheni Triastuti.
“Perampingan struktur organisasi LPMP Jateng, yang tadinya ada 11 pejabat struktural, menjadi hanya Kepala dan Kabag TU saja, menuntut adanya penyikapan yang tepat”, ujar Ibu Heni. Hal ini tak lepas dari kenyataan bahwa meskipun dari jumlah pejabat mengalami pengurangan, namun beban kerja tetap sama, yakni meliputi seluruh satuan Pendidikan jenjang SD, SMP, SMA, dan Sekolah Luar Biasa di Provinsi Jawa Tengah, sejumlah 24.731 sekolah. Untuk itu perlu dibentuk tim-tim kerja untuk memastikan pencapaian target layanan.
Tim kerja dikelompokkan dalam 6 aspek pengungkit pelaksanaan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM), yang terdiri atas:
- Penguatan Manajemen Perubahan, yaitu: Koordinator Fungsi, Komite Integritas, Agen Perubahan, Tunas Integritas, Kemitraan, SPMI GO, Pengembangan QA Model, dan Program Sekolah Penggerak;
- Penguatan Ketatalaksanaan, yaitu: Evaluasi Organisasi, Penyusun POS dan Standar Pelayanan, Pemelihara Arsip, Pengelola Laman, Pengelola Jaringan Internet, Tim SINDE, Pengembang SIM, Pengelola Kegiatan Daring, Satgas Covid, Protokoler dan Kehumasan, Kreatif Digital, dan Pengelola Laboratorium;
- Penguatan Manajemen SDM, yaitu: Majelis Kode Etik, Pembinaan Aparatur, Pengembangan Karier dan Jabatan, Sekretariat PAK, SP4N LAPOR, dan Admin LHKPN;
- Penguatan Akuntabilitas, yaitu: SAKIP, Penyusun Renstra, Pengelola Perbendaharaan, Pengelola TUKIN, Wali Wilayah, dan PIPK;
- Penguatan Pengawasan, yaitu: Unit Pengelola Gratifikasi (UPG), Satuan Pengawasan Intern (SPI), Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), Pengelola Wistle Blower System (WBS) dan Conflict of Interest (COI), dan Pengaduan Masyarakat; serta
- Penguatan Pelayanan Publik, yaitu Penyunting Jurnal Widyatama, Jurnalis, Gerakan Indonesia Bersih (GIB), Pengelola ULT, Tanggap Darurat, Unit layanan Pengadaan (ULP), dan Peduli Pemangku Kepentingan.
Ketua tim kerja bertugas untuk:
- Memimpin pelaksanaan tugas tim;
- Merumuskan program kerja berdasarkan tugas tim;
- Menetapkan target pekerjaan yang diprogramkan;
- Membagi tugas dan koordinasi anggota sesuai rincian tugas masing-masing;
- Monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas anggota;
- Mengusulkan perubahan anggota kepada pimpinan lembaga;
- Melaporkan progress kegiatan setiap pekan menggunakan format Project Managemen Office (PMO);
- Sosialisasi proram dan hasil kerja melalui apel pagi;
- Publikasi pelaksanaan kerja tim melalui media sosial LPMP Jateng; dan
- Koordinasi rutin per 2 mingguan untuk setiap timnya.
PMO menggunakan format excel yang terdiri atas 6 sheet. Sheet 1, berisi petunjuk teknis penggunaan PMO. Sheet 2, berisi rencana kerja untuk masing-masing tim kerja dalam kelompok pengungkitnya. Sheet 3, berisi progres setiap minggu untuk mencatat hasil kerja minggu yang lalu, rencana kerja minggu ini dan kondisinya. Sheet 4. Berisi risiko dan mitigasi atas program kerja yang dilaksanakan dalam minggu tersebut. Jika kondisinya open menandakan bahwa risiko yang mungkin terjadi belum tertangani sehingga membutuhkan adanya bantuan dari manajemen yang lebih tinggi, sedangkan jika on progress menandakan bahwa risiko tersebut sudah tertangani. Sheet 4, berisi daftar isu yang muncul, dan sheet terakhir berisi catatan atas keputusan-keputusan yang diambil dalam rangka penyelesaian semua permasalahan.
Adanya PMO ini diharapkan dapat membantu mengelola beban kerja dan tugas yang diemban masing-masing tim kerja. Selain itu, Lembaga juga menyediakan 13 room zoom yang bisa dimanfaatkan oleh tim dalam koordinasi dan pelaksanaan tugasnya agar bisa berjalan dengan lancar dan dinamis. (DAR)
Kebutuhan Organisasi. Kabag TU LPMP Jateng, Nugraheni Triastutu, SE, M.Si. menyampaikan bahwa adanya perampingan birokrasi menuntut adanya perubahan organisasi agar tugas dan fungsi Lembaga tetap berjalan dengan optimal. (Photo by DAR)
