Kedepan penggunaan aplikasi Zoom, webex dan sejenisnya untuk video conference akan lebih sering lagi di gunakan baik untuk kegiatan rapat, sosialisasi, pelatihan ataupun lainnya, oleh karena itu kita harus sering menggunakan dan berlatih menguasainya baik sebagai peserta, narasumber (presenter) ataupun Moderator. Tidak hanya hal esensinya saja saja tetapi juga bagian teknisnya. Tugas dan fungsi presenter, moderator dan peserta sudah saya tuliskan di artikel Tugas Host/Co-Host dan Moderator di Ruang Meeting ZOOM

Secara ilmiah, kegiatan pelatihan atau rapat secara video conference lebih membuat capek dan memudahkan peserta kehilangan fokus, maka kesalahan teknis atau ketidakmampuan pemateri menyampaikan materi dengan tepat dan efisien  akan berakibat peserta cepat merasa bosan dan tidak maksimalnya kegiatan.

Oleh karena itu selain sudah paham bagaimana presentasi secara daring, ada hal teknis yang harus dikuasai oleh seorang pemateri, host dan moderator sehingga bisa secara mandiri bertugas dan kegiatan berjalan dengan baik dan lancar. beberapa hal teknis yang harus diperhatikan dalam kegiatan Video Conference adalah :

• Pastika laptop yang digunakan adalah laptop pribadi yang dalam kondisi prima, windows dan aplikasi yang dibutuhkan bisa berjalan dengan baik. Tujuan menggunakan laptop pribadi adalah memudahkan dalam pengguaan dan posisi file yang di gunakan.
• Pastikan koneksi jaringan sudah berjalan dengan maksimal, jika menggunakan wifi di kantor atau rumah usahakan punya backup dengan tethering dari ponsel pintar.
• Persiapkan 30 menit sebelum kegiatan untuk cek sound, coba share screen dan hal lainnya. 10 menit sebelum kegiatan dimulai semua harus siap, karena kegiatan online cenderung membuat peserta lebih cepat merasa bosan.
• Jika ingin menampilkan aplikasi lain selain powerpoint, pastikan aplikasi sudah terbuka dan berjalan secara normal sebelum share screen.
• Jalankan slide show powerpoint sebelum melakukan share screen dan pilih hasil slide show bukan aplikasi powerpointnya.
• Jika laptop terhubung dengan monitor external/LCD proyektor, pastikan dalam setingan Slide Show, Monitor adalah Primary Monitor, bukan automatic

• Stop share dan share ulang ketika berganti aplikasi, misal dari powerpoint ke excel atau ke chrome
• Gunakan mic external, lebih amannya gunakan saja headset bawaan handphone yang sudah ada microfon dan earphone.
• Dalam satu ruangan tidak disarankan lebih dari 1 device yang terkoneksi dalam satu meeting room, karena akan  berisiko terjadi feedback. Jika terpaksa, masing masing harus menggunakan headset dan tidak duduk terlalu berdekatan.
• Jika ingin gambar video lebih baik gunakan camera ekternal atau jika tidak ada bisa gunakan ponsel sebagai webcame ekternal yang lebih baik, silahkan baca artikelnya Menggunakan Smartphone Sebagai WebCam

Pelatihan menggunakan daring menurut penulis bukanlah sekedar memindahkan proses pembelajaran di kelas ke dalam pembelajaran jarak jauh saja tetapi bagaimana mengemas materi menjadi sesuatu yang bisa dipahami secara mandiri oleh peserta. Oleh karena itu kita tidak bisa menampilkan semua materi seperti ketika tatap muka. Beberapa bagian materi bisa di buatkan modul text, gambar dan  lainnya di tampilkan dalam bentuk video yang bisa dipelajari dulu oleh peserta sebelum bertemu di dalam meeting room. Jadi pada saat bertemu di meeting room hanya mengulas beberapa hal yang spesifik untuk menekankan dan menguatkan materi yang kita sampaikan. Lebih baik lagi pertanyaan yang sering ditanyakan peserta diringkas sehingga Sekaligus momen pertemuan di ruang maya bisa dimanfaatkan untuk tanya jawab.

Sebagai moderator, selain paham bagaimana bertindak sebagai moderator dalam kegiatan tatap muka, perhatikan juga untuk menguasai aplikasi yang digunakan dalam meeting room, bagaimana membantu merekap pertanyaan peserta yang dituliskan di menu chat. Buatlah aturan yang jelas pada peserta untuk ditaati oleh semua pihak misalkan peserta wajib menghidupkan semua tampilan video atau peserta wajib menggunakan nama yang asli, intinya buatlah aturan yang bertujuan untuk menertibkan jalannya kegiatan video conference. Buatlah tampilan awal yang baik, bisa berbasis powerpoint atau gambar lengkapi dengan informasi yang lengkap sehingga ketika peserta masuk ke ruang pertemuan tampil informasi yang menarik dan informatif. Lengkapi dengan lagu yang lembut untuk meminimalkan peserta pertemuan bosan menunggu. Contoh tampilan awal bisa seperti ini

Host/Co-Host secara garis besar memang lebih banyak ke hal teknis maka petugas yang ditunjuk harus betul betul menguasai aplikasi yang digunakan sebagai tempat meeting room seperti zoom, webex, microsoft team, Google meet dan lainnya. Selain itu petugas host lebih baik lagi jika menguasai sedikit tentang jaringan, hardware dan software.

Sebagai peserta pun ada beberapa hal teknis yang harus di kuasai, misalnya untuk aplikasi zoom bagaimana mengganti profile picture. Beberapa host meeting meminta tampilan profile real untuk emngikuti kegiatan. oleh karena itu penting untuk mengganti profile picture dengan foto pribadi yang baik. Untuk bisa mengganti profile picture, kita harus sign in/masuk kedalam zoom. Silahkan mendaftar menggunakan akun gmail untuk cara cepat mendaftar kemudian sign in/masuk. Setelah berhasil sign in ke dalam dasbor, masuk ke menu profile

kemudian klik change, pilih foto untuk profile zoom kita.
Untuk mengganti backgorund video, klik pada menu setting, pada tampilan awal zoom klik tombol setting

setelah keluar menu setting pilih menu Virtual Background, kemudian klik tombol + untuk menambahkan video atau picture sebagai background virtual dibelakang kita, akan menghasilkan efeck yang baik ketika kita duduk di depan tembok sehingga tembok akan tergantikan dengan video atau foto yang kita pilih. Beberapa kompter/laptop tidak dapat menggunakan fasilitas ini dengan baik karena kualitas webcame standar atau bisa juga karena kemampuan komputer yang kurang.

untuk pengguna pc yang tidak punya webcame bisa menggunakan hpnya sebagai webcame untuk di gunakan di video converence, silahkan baca tutorialnya di Menggunakan Smartphone Sebagai WebCam

Demikianlah beberapa hal teknis yang mau tidak mau harus kita kuasai ketika akan menggunakan video conference sebagai media pengganti tatap muka, bukan hal yang susah untuk di kuasai, hanya butuh sering berlatih untuk mempermudah dan menguasai.

Jika ada yang perlu di tanyakan dan diskusikan, tidak usah sungkan untuk menuliskan di kolom komentar, terima kasih.(Abi)

Sumber :

• lpmp.net
• https://inet.detik.com/science/d-5023804/alasan-ilmiah-meeting-zoom-bikin-kamu-lelah